大工大校发〔2018〕398号
大连工业大学外事接待与外事礼品经费管理办法
第一章 总则
第一条 为进一步规范外事接待工作，加强外事接待与外事礼品等的经费管理，根据中共中央关于改进工作作风、密切联系群众的八项规定和中央领导对有关厉行节约、反对浪费等方面的重要批示以及《中央和国家机关外事接待经费管理办法》（财行[2013]533号）等有关涉外管理规定，结合学校实际，在2016年制定的管理办法基础上修订本办法。
第二条 外事接待应坚持服务学校教学与科研、提高实效、友好对等、热情周到、从简节约的原则。
第三条 外事接待按照有关外事管理规定，实行归口管理，分级负责。国际交流与合作处是学校外事工作的归口管理部门，负责学校外事接待的管理和协调工作，其他部门及学院负责本单位的外事接待活动，并应对学校布置的外事接待活动予以支持和配合。
第二章 接待管理
第四条 邀请外宾来访应结合学校学科建设、科学研究和业务工作的现实需要与发展规划，尽量减少临时性、纯礼节性和无实质成效的接待。
第五条 外宾来访前应要求对方明确来访目的、访谈具体内容、来访人员名单及背景介绍等。
第六条 接待单位应指定责任心强、精通外语和富有外事经验的人员认真落实接待准备工作，包括制订详细的接待计划、准备会谈参考资料等。
第七条 参加外事接待活动的人员应严格遵守时间、外事纪律和外事礼仪，注意着装整洁；参加会见、授聘或签字仪式等正式场合应着正装；会见、会谈中应当关闭手机和避免其他干扰。
第八条 接待活动中若涉及重要外事活动，如授予荣誉学衔、签署协议、接受捐赠等事宜，必须做好背景资料等相关文本，并提前2周报国际交流与合作处和相关部门审核。
第九条 各类会见、仪式等接待活动，一般遵循职位对等和工作需要的原则安排相应人员参加。凡请学校领导参加的外事接待活动，接待单位应提前2周将接待计划报国际交流与合作处审核，由国际交流与合作处邀请学校领导出席。
第十条 外事接待过程中应注意搜集、保存相关资料、照片和视频等。
第十一条 外事接待中应注意保密，严格遵守有关保密规定，不得泄密。
第三章 经费管理
第十二条 外事接待经费开支范围主要包括：住宿费、宴请费、交通费、赠送礼品等。外事接待经费原则上不得列支外宾来华国际旅费。
第十三条 住宿费按以下办法执行：
1.外宾住宿应当注重安全舒适、不追求奢华，以校内住宿为主。
2.外宾住房标准：校长及以上级别的外宾可安排套间，其他人员安排标间或单间。
3.如确有必要安排在校外住宿的，住宿费标准在600元/天以内，特殊情况专项报批。
第十四条 宴请费按以下办法执行：
1.宴请外宾严禁讲排场，原则上安排在校内或工作时间就餐，不上高档菜肴和酒水，杜绝奢侈、浪费。
2.宴请费标准：校级领导接待每人每次不超过300元，重要专家学者级别接待每人每次不超过150元，普通部门接待每人每次不超过100元，工作餐每人每次不超过60元。
3.外宾在校期间，如无特殊情况，宴请只安排1次。
第十五条 对外赠礼按以下办法执行：
1.对外赠礼应当节约从简，不求奢华。实物礼品应当尽量选择具有中国或学校特色的纪念品、传统手工艺品和实用物品，提倡赠送师生作品。
2.原则上由接待单位赠礼1次，其他单位不必重复赠礼。如外方赠礼，可按对等原则回礼。
3.赠礼标准：对外赠礼以赠礼方或受礼方级别较高一方的级别确定赠礼标准。赠礼方或受礼方为著名专家学者、国际友好人士、校长及以上级别的，每人次礼品不得超过400元；其他人员礼品不得超过20元。
4.礼品购买：大宗礼品采购总价达到学校公开招标采购标准，由国有资产管理处公开招标后采购。如接待需要，临时性礼品采购需货比三家，由国际交流与合作处择优购买。
5.礼品领用：国际交流与合作处外事接待工作中使用礼品，需登记存档。相关部门、学院如使用外事礼品，需填报《外事礼品领用单》，由部门或学院负责人签字后报对应主管校领导审批，并送交国际交流与合作处负责人签字后领取。
第十六条 外宾在华期间的医药、邮电通讯、洗衣、理发和酒店除房费外其他消费，均由外宾自理。
第十七条 中方陪同人员人数应当根据实际工作需要确定，从严控制。如需宴请，外宾2人（含）以内的，中方陪同人数原则上不超3人；外宾3至5人的，中外人数原则上在1:1以内安排；外宾超过5人的，超过部分中外人数原则上在1:2以内安排。
第十八条 外事接待原则上由邀请单位负担经费。校际交流和校级及以上来访外宾的接待由学校外事接待礼品经费负担，其他涉外接待活动，如需由学校外事接待礼品经费报销，相关部门需提前至少1周向学校申请，批准后方可接待；未经审批的涉外接待费不得报销。
第四章 附则
第十九条 校内各单位要严格执行学校有关外事规定。国际交流与合作处、财务处、审计处、纪检监察处等部门应当加强对外事接待管理和经费使用情况的监督检查。
第二十条 对于来自港澳台及海外的华人华侨等其他人士的接待，可参照本办法执行。
第二十一条 本办法由国际交流与合作处负责解释。
2018年10月26日
国际交流与合作处拟文 2018年10月26日印发